Datenschutzerklärung Vidiai Portal

Entwurf, von einer Anwältin oder einem Anwalt zu prüfen. Platzhalter stehen in eckigen Klammern.

Stand: [Datum]

1. Wer ist verantwortlich

Vidiai GmbH, Basel, [Adresse]
Kontakt für Fragen zum Datenschutz: [E-Mail]

2. Was das Portal ist

Das Vidiai Portal ist der Ort, an dem Vidiai Ihnen Dokumente bereitstellt: Vorschläge, Berichte, Präsentationen und Übersichten. Sie können sie lesen, freigeben, Änderungen wünschen und Rückfragen stellen. Sie melden sich mit einem Link an, den wir Ihnen per E-Mail schicken.

3. Welche Personendaten wir bearbeiten

• Ihr Kontakt: Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Kundenzugehörigkeit.
• Ihre Zugriffsrechte: welche Dokumente und Ordner Sie sehen, ob Sie herunterladen dürfen, ob Sie freigeben.
• Anmeldung: Zeitpunkte von Anmeldelinks und Sitzungen. Der Anmeldelink gilt 15 Minuten und einmal. Die Sitzung dauert höchstens 30 Tage und endet nach 14 Tagen ohne Besuch. Für die Wartezeit nach Fehlversuchen speichern wir von Ihrer IP-Adresse nur einen Schlüssel-Wert, nicht die Adresse selbst. [Zugriffsprotokoll des Servers: festlegen]
• Ihre Aktionen: Freigaben, Änderungswünsche, Unterschriften, Rückfragen mit ihrem Text, das erste Öffnen eines Dokuments.
• Dokumente und Dateien, die Sie einsehen oder herunterladen.
• Sicherheitsprotokoll: Ereignisse wie Anmeldung, Abmeldung oder ein abgewiesener Link, mit Zeitpunkt und Ihrer Kontaktnummer. Niemals der Link selbst, Ihr Passwort oder der Inhalt einer Mail.

4. Zwecke

• Bereitstellung der Dokumente und der Freigabe-Abläufe.
• Nachweis, wer wann ein Dokument freigegeben oder unterschrieben hat.
• Schutz des Zugangs, insbesondere gegen Missbrauch der Anmeldung.
• Versand des Anmeldelinks.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.

5. Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten, weil es für die Vertragsbeziehung mit Ihrem Kunden oder mit Ihnen nötig ist (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG) und weil wir ein überwiegendes Interesse an einem sicheren Zugang haben (Art. 31 Abs. 1 DSG) [Artikel prüfen]. Soweit die DSGVO auf Ihre Daten anwendbar ist, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO [prüfen].

6. Wer sonst Zugriff hat

• Hosting: Das Portal läuft auf [Ort, James] (Server der Vidiai GmbH bzw. eines Anbieters [Anbieter, Ort]). Die Datenbank und die Dateien liegen dort.
• Versand der Anmeldelinks: Microsoft (Microsoft 365, Graph). Microsoft erhält Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und den Anmeldelink, keinen Inhalt eines Dokuments. Eine Bekanntgabe ins Ausland ist möglich [Garantien prüfen, Art. 16 und 17 DSG].
• Vidiai-Mitarbeitende: nur wer das Portal betreibt, und nur im nötigen Umfang.

Wir geben Ihre Daten sonst nicht weiter, ausser wenn ein Gesetz es verlangt.

7. Wie lange wir Daten behalten

[nicht entschieden] Wir haben noch nicht festgelegt, wie lange Dokumente, Dateien, Ihre Aktionen und das Sicherheitsprotokoll aufbewahrt werden. Bis dahin löschen wir nicht nach Zeit. Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihren Kontakt: Name und E-Mail-Adresse werden entfernt, Sitzungen, Anmeldelinks und Zugriffsrechte gelöscht. Ihre Aktionen bleiben, ohne Ihren Namen [Verfahren zu bestätigen].

8. Sicherheit

Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Der Zugang erfolgt über einmalige Links. Dateien sind nicht öffentlich und nur über kurzlebige, signierte Links erreichbar. Die Datenbank ist nicht öffentlich erreichbar [bei Inbetriebnahme prüfen]. Maschinen greifen nur über ein gesichertes Netz zu.

9. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen (Art. 25 DSG), ihre Berichtigung oder Löschung verlangen (Art. 32 DSG) und die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen (Art. 28 DSG) [Artikel prüfen]. Schreiben Sie an [E-Mail]. Wir antworten innert [Frist].

Sie können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren: edoeb.admin.ch.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal ändert. Es gilt die Fassung auf dieser Seite.

An English version follows.